Job: Beschäftigte/r (w/m/d) Dokumentation und Prozessentwicklung mit dem Schwerpunkt Qualitätsmanagement in der Lehre

Über uns

Die RWTH ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert.
Die RWTH bietet im Rahmen eines Universitären Gesundheitsmanagements eine Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten (z. B. Hochschulsport) an. Für Tarifbeschäftigte und Beamtinnen und Beamte besteht ein umfangreiches Weiterbildungsangebot und die Möglichkeit, ein Jobticket zu erwerben.
Die Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.
Wir wollen an der RWTH Aachen University besonders die Karrieren von Frauen fördern und freuen uns daher über Bewerberinnen.
Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern sie in der Organisationseinheit unterrepräsentiert sind und sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
Im Sinne der Gleichbehandlung bitten wir Sie, auf ein Bewerbungsfoto zu verzichten.
Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten nach Artikeln 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) finden Sie unter https://www.rwth-aachen.de/dsgvo-information-bewerbung.

Anbieter

IT Center

Unser Profil

Als die zentrale IT-Einrichtung der RWTH Aachen University steht das IT Center seit über 60 Jahren für Qualität in verschiedensten Bereichen. Das IT Center unterstützt die Lehr- und Forschungsaufgaben und zentralen Prozesse der Hochschule und erbringt Basisdienste und individuelle Dienstleistungen für die Hochschuleinrichtungen.

Digitalisierung, Cloud, Security und die dazugehörige IT-Infrastruktur - tagtäglich begegnen uns diese Begriffe in den Medien. Im IT Center sind Sie ganz nah dran an diesen Entwicklungen und können in diesen Bereichen auch etwas bewegen. Wir arbeiten mit den aktuellsten Technologien und sind damit ein erfolgreicher IT-Dienstleister. Der Erfolg des IT Centers basiert dabei nur bedingt auf den neuesten Technologien oder den schnellsten Rechnern, sondern in erster Linie auf den Mitarbeitenden, die sich mit großem Engagement für das IT Center einsetzen und neben großem Fachwissen gemeinsam mit den Führungskräften für eine sehr gute Arbeitsatmosphäre sorgen.

Im IT Center erwarten Sie abwechslungsreiche Tätigkeiten in einem motivierten, aufgeschlossenen und leistungsbereiten Team mit einer wertschätzenden Umgangskultur.

Wir freuen uns, Sie als Teil unseres Teams im IT Center aufzunehmen!

Ihre Aufgaben

Das IT-ServiceDesk (IT-SD) der RWTH Aachen ist die zentrale Anlaufstelle (Single Point of Contact: SPOC) für alle Anfragen zu den eigenen und kooperativ erbrachten Services des IT Centers dar und erbringt deren Beratung und Support. Zusammen mit den anderen Gruppen der Abteilung Service & Kommunikation wird an der stetigen Verbesserung der Kommunikations-, Beratungs- und Supportprozesse der einzelnen Services gearbeitet.

Zu Ihren Aufgaben innerhalb der Gruppe gehören in erster Linie die eigenständige Beratung und Betreuung der Kundinnen und Kunden zu den Services des IT Centers. Diese kann persönlich, telefonisch, per E-Mail oder Chat erfolgen.

Ihre Aufgaben innerhalb der Abteilung Service & Kommunikation in der Gruppe IT-ServiceDesk umfassen außerdem

• Sie unterstützen beim Erfassen, Dokumentieren und Bearbeiten von Nutzer*innenprobleme. Ihr Schwerpunkt liegt dabei im Bereich der QM-Lehre-Anwendungen.
• Sie sind die erste Anlaufstelle für Supportanfragen zum Thema QMSLportal der RWTH Aachen und stehen im direkten Kontakt mit unseren Kund*innen. Ob es darum geht, Anfragen entgegenzunehmen, sie zu bearbeiten oder an die entsprechenden Fachabteilungen weiterzuleiten – Sie sorgen für eine schnelle und korrekte Bearbeitung, um unseren Kund*innen den besten Service zu bieten.
• Sie arbeiten mit bei der Erstellung von Dokumentationen für unsere Nutzer*innen in Deutsch und Englisch und machen komplexe Sachverhalte leicht verständlich.
• Sie befinden sich im Austausch mit den anderen Abteilungen des IT Centers, den Einrichtungen der zentralen Hochschulverwaltung und den Fakultäten bezüglich Kommunikation, Dokumentation, Anwendungsschulungen und Supportstrukturen für das QMSLportal.
• Sie helfen dem Team bei der Konzeption und Abstimmung von Marketing- und Kommunikationsmaßnahmen im Kontext des QMSLportals in enger Abstimmung mit den beteiligten Einrichtungen.
• Sie sorgen für die Einhaltung unserer Qualitätsstandards der Abteilung und arbeiten eng mit unserem abteilungsinternen Qualitätsmanagement-Team zusammen, um Prozesse zu optimieren und Verbesserungen umzusetzen.
• Im 1st-Level-Support stehen Sie im direkten Kontakt mit unseren Kund*innen. Ob es darum geht, Anfragen entgegenzunehmen, sie zu bearbeiten oder an die entsprechenden Fachabteilungen weiterzuleiten – Sie sorgen für eine schnelle und korrekte Bearbeitung, um unseren Kund*innen den besten Service zu bieten.

Die Abteilung Service & Kommunikation verfügt über ein nach DIN EN ISO 9001:2015 zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem, welches zur Sicherung und Optimierung aller abteilungsrelevanten Prozesse eingesetzt wird. Im Zuge dessen wurde ein umfangreiches Einarbeitungskonzept entwickelt, über welches Sie schrittweise in Ihre neuen Aufgabenbereiche eingearbeitet werden. Nach dem Abschluss der Einarbeitung sind Sie bereit, ihre über 50 Kolleginnen und Kollegen in der Beratung und in der Kommunikation mit unseren Kund*innen per Telefon, Chat und E-Mail zu unterstützen.

Die Arbeitszeiten erfolgen in einem festen Zwei-Schichtsystem. Darüber hinaus wird Ihre persönliche Weiterentwicklung durch die Teilnahme an diversen Fortbildungsmöglichkeiten gefördert.

Ihr Profil

Sie verfügen über ein erfolgreich abgeschlossenes Bachelorstudium (oder vergleichbar) in einem kommunikationsnahen Bereich (z.B. digitale Medienkommunikation, Communication Management, Kommunikationswissenschaften oder ein vergleichbarer Studiengang). Darüber hinaus bringen Sie ein großes Interesse an dem Themenfeld Qualitätsmanagement in der Lehre (QM-Lehre) mit.

Außerdem zeichnen Sie folgende Eigenschaften aus:

• Sie haben ein ausgeprägtes Verständnis für die Bedürfnisse unserer hochschulinternen und – externen Kund*innen und haben Freude daran, diese persönlich zu beraten.
• Sie sind vertraut mit Qualitätsmanagementverfahren und deren Evaluation.
• Sie sind bereits mit den universitären Strukturen, Prozessen und Anwendungen der Lehre vertraut.
• Sie haben ein ausgeprägtes technisches Verständnis und interessieren sich dafür, qualitätssichernde Methoden zu erlernen oder bereits vorhandene zu vertiefen.
• Neue komplexe Prozesse und Strukturen zu verstehen, fällt Ihnen leicht.
• Die Konzeption, Umsetzung und Evaluation von innovativen Anwendungsdokumentationen sowie Supportprozessen begeistert Sie.
• Sie verfügen über eine sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse.
• Sie zeichnen sich durch eine verlässliche, verantwortungsbewusste und teamorientierte Arbeitsweise aus und haben eine Hands-On-Mentalität.

Wir bieten

Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis.
Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen und befristet auf 2 Jahre.
Die Befristung richtet sich nach § 14 Abs. 1 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG).
Es handelt sich um eine Vollzeitstelle.
Die Eingruppierung richtet sich nach dem TV-L.
Die Stelle ist bewertet mit bis zu EG 10, je nach persönlicher Voraussetzung.